Sales Order là gì? Nó khác gì với các tài liệu bán hàng? Nó có cần thiết cho doanh nghiệp hay không? Đây là câu hỏi thường gặp của các bạn nhân viên bán hàng mới. Thắc mắc và đặt câu hỏi là điều tuyệt vời. Cùng ViCoaching đi tìm hiểu về Sales Order.
Sales Order là gì?
Sales Order là một tài liệu thương mại do người bán lập và phát hành cho khách hàng, xác nhận việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ liên quan đến một giao dịch nhất định. Tài liệu này chứa thông tin chi tiết về việc bán hàng, bao gồm số lượng, chất lượng và giá của bất kỳ hàng hóa hoặc dịch vụ nào được trao đổi.
Nó cũng nên bao gồm những thông tin như ngày giao hàng, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán và bất kỳ thông tin nào khác có liên quan đến các điều khoản và chính sách bảo hành của chính việc bán hàng. Sales Order là một tài liệu nội bộ do nhà cung cấp tạo ra và lưu giữ trong hồ sơ. Điều này cho phép các công ty theo dõi các lệnh đặt hàng mà họ thực hiện.
Sales Order thường được sử dụng bởi các nhà sản xuất, nhà bán lẻ, nhà bán buôn và nhà cung cấp.
Xem thêm: Push Sale là gì? 2 Nguyên tắc triển khai chiến lược Push Sale
Sales Order khác với báo giá như thế nào?
Sales Order và báo giá đều do nhà sản xuất tạo ra nhưng hai loại tài liệu này lại có mục đích khác nhau. Nhưng chúng hỗ trợ cho việc bán hàng được diễn ra suôn sẻ hơn.
Bảng so sánh giữa Sales Order và báo Báo Gía
| Tiêu chí | Sales Order | Báo giá |
| Mục đích | – Ghi nhận cam kết mua bán giữa hai bên.
– Làm cơ sở để xuất kho, thanh toán, theo dõi công nợ. |
– Cung cấp thông tin giá cả, sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng.
– Thu hút khách hàng tiềm năng, tạo cơ hội bán hàng. |
| Nội dung | – Thông tin khách hàng: Tên, địa chỉ, số điện thoại,…
– Thông tin sản phẩm/dịch vụ: Mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá,… – Điều khoản thanh toán: Hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán,… – Điều khoản giao hàng: Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng,… |
– Thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại,…
– Thông tin sản phẩm/dịch vụ: Mã sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả sản phẩm, đơn giá,… – Điều khoản thanh toán: Hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán (có thể bỏ qua nếu chưa thỏa thuận). – Điều khoản giao hàng: Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (có thể bỏ qua nếu chưa thỏa thuận). |
| Lực pháp ràng buộc | – Có giá trị pháp lý cao, là bằng chứng cho giao dịch mua bán.
– Việc hủy hoặc sửa đổi Sales Order có thể dẫn đến các tranh chấp pháp lý. |
– Không có giá trị pháp lý, chỉ là đề xuất giá từ nhà cung cấp.
– Có thể hủy hoặc sửa đổi dễ dàng mà không gây ra tranh chấp. |
| Thời điểm phát hành | – Sau khi khách hàng đồng ý với báo giá và đặt hàng. | – Trước khi khách hàng đặt hàng. |
| Người tạo | – Bộ phận bán hàng. | – Bộ phận bán hàng hoặc bộ phận marketing. |
| Lưu ý | – Sales Order cần được lập chính xác, đầy đủ thông tin để tránh sai sót trong quá trình giao dịch.
-Nên lưu trữ Sales Order cẩn thận để đối chiếu khi cần thiết. |
– Báo giá cần được trình bày rõ ràng, chuyên nghiệp để thu hút khách hàng.
– Cần cập nhật báo giá thường xuyên để phản ánh thay đổi về giá cả sản phẩm/dịch vụ. |
Lệnh bán hàng so với lệnh mua hàng
Lệnh mua là xác nhận chính thức về ý định mua hàng của người mua từ nhà cung cấp. Đây là tài liệu do người mua phát hành để xác nhận một số khía cạnh nhất định của giao dịch, bao gồm các chi tiết như giá cả và số lượng yêu cầu. Khi nhà cung cấp nhận được và chấp nhận các điều khoản của lệnh mua, họ sẽ tạo lệnh bán dựa trên các chi tiết của lệnh đó.
Sales Order và lệnh mua hàng về bản chất có mối liên hệ với nhau. Sự khác biệt chính giữa hai loại lệnh này nằm ở chỗ ai là người tạo ra tài liệu và ai là người nhận được tài liệu.
Lệnh mua hàng đến từ khách hàng, được gửi cho nhà cung cấp và nêu rõ các điều khoản của một giao dịch bán hàng tiềm năng. Sales Order đến từ nhà cung cấp, được gửi cho khách hàng và xác nhận việc nhà cung cấp chấp nhận các điều khoản được nêu trong lệnh mua hàng trước khi giao hàng.
Khi được nhà cung cấp chấp nhận, lệnh mua thường cấu thành hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý. Nếu nhà cung cấp không giao hàng theo các điều khoản đã thỏa thuận trong lệnh mua, trong một số trường hợp nhất định, người mua có thể thực hiện hành động pháp lý chống lại người bán và ngược lại.
Sales Order so với Hóa đơn
Sau khi nhà cung cấp nhận được lệnh mua và xử lý lệnh bán, họ thường gửi cho người mua một hóa đơn. Hóa đơn nêu rõ số tiền mà người mua nợ nhà cung cấp để trao đổi hàng hóa và dịch vụ đã thỏa thuận trong lệnh bán và lệnh mua. Có thể dễ nhầm lẫn lệnh bán với hóa đơn. Cả hai đều do nhà cung cấp tạo ra và liệt kê thông tin chi tiết về một giao dịch bán cụ thể.
Sự khác biệt chính giữa hai loại này được nêu bật trong mục đích và thời gian tương ứng của từng tài liệu. Sales Order xác nhận việc bán hàng. Lệnh này nhắc nhở nhà cung cấp bắt đầu lắp ráp, đóng gói hoặc chuẩn bị hàng hóa và dịch vụ được yêu cầu trong lệnh mua hàng.
Hóa đơn sẽ xuất hiện sau bước này. Sử dụng các chi tiết được chỉ định trong Sales Order, hóa đơn sẽ cho người mua biết cách thức, thời điểm và số tiền phải trả cho hàng hóa và dịch vụ họ đã mua.
Tại sao Sales Order lại quan trọng?
Nếu bạn là nhà cung cấp, Sales Order bán hàng rất quan trọng để theo dõi hàng tồn kho của bạn. Chúng cho phép bạn và doanh nghiệp của bạn nắm rõ những gì bạn có trong kho, những gì bạn đang đặt hàng tồn đọng và những gì bạn có thể cần mua từ nhà phân phối của mình.
Hãy nhớ rằng: việc đồng ý với các điều khoản của lệnh mua thường khiến thỏa thuận có tính ràng buộc về mặt pháp lý. Nếu bạn có thắc mắc về lệnh mua đang chờ xử lý, hãy tìm kiếm tư vấn pháp lý trước khi ký. Việc lưu giữ hồ sơ chi tiết về các Sales Order của bạn sẽ giúp đảm bảo bạn có thể thực hiện các thỏa thuận đó.
Sales Order bán hàng cũng đóng vai trò trung tâm trong việc giảm thiểu rủi ro sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính của công ty bạn. Sai sót trọng yếu là bất kỳ loại thông tin không chính xác nào trong báo cáo tài chính có thể ảnh hưởng đáng kể đến quyết định tài chính của bất kỳ ai dựa vào thông tin trong báo cáo đó.
Những sai sót nghiêm trọng trong báo cáo số dư hàng tồn kho có thể gây ra một số hậu quả thực tế.
Ví dụ, việc khai báo sai hàng tồn kho cuối kỳ có thể làm tăng hoặc giảm lợi nhuận của công ty bạn và như bạn có thể thấy, cả hai kết quả đó đều không khả quan nếu bạn đang bị kiểm toán. Đó là lý do tại sao việc duy trì hồ sơ chính xác về Sales Order bán hàng của bạn là vô cùng quan trọng để phát hiện bất kỳ sai sót trọng yếu tiềm ẩn nào trong quá trình kiểm toán nội bộ.
Sales Order bao gồm thông tin gì?
Thông thường, một Sales Order bán hàng phải bao gồm những nội dung sau:
- Tên công ty và thông tin liên lạc
- Tên khách hàng và thông tin liên lạc
- Thông tin thanh toán của khách hàng
- Thông tin vận chuyển của khách hàng
- Thông tin sản phẩm hoặc dịch vụ
- Giá trước thuế
- Thuế, giao hàng và phí vận chuyển
- Tổng giá sau thuế
- Bất kỳ khoản tiền gửi trước đó
- Số dư hiện tại
- Các điều khoản và điều kiện theo quy định của công ty bạn
- Chữ ký
- Bất kỳ thông tin liên quan nào khác khi cần thiết
Đọc thêm: Sale Off là gì? Sự khác biệt giữa Sale Off và Sale Upto mà bạn nên biết
Quy trình đặt hàng bán hàng
Nhìn chung, quy trình đặt hàng bán hàng trông giống như sau:
- Khách hàng gửi yêu cầu báo giá (RFQ) từ nhà cung cấp.
- Sau khi nhận được RFQ, nhà cung cấp sẽ gửi lại báo giá.
- Khách hàng cho rằng báo giá hợp lý và gửi lại Sales Order.
- Nhà cung cấp nhận được Sales Order và sử dụng thông tin chi tiết của Sales Order để tạo Sales Order bán.
- Nhà cung cấp gửi Sales Order cho khách hàng để xác nhận các điều khoản bán hàng.
- Nhà cung cấp sẽ lắp ráp, đóng gói hoặc chuẩn bị hàng hóa và dịch vụ theo yêu cầu.
- Nhà cung cấp sẽ cung cấp những hàng hóa hoặc dịch vụ đó.
- Sử dụng thông tin chi tiết của Sales Order, nhà cung cấp sẽ tạo hóa đơn và gửi cho khách hàng.
- Trong trường hợp lý tưởng, khách hàng sẽ thanh toán số tiền ghi trên hóa đơn trong khung thời gian quy định.
Sales Order đóng vai trò trung tâm trong việc đảm bảo việc bán hàng được ghi chép đầy đủ, thực hiện đúng cách và phản ánh đúng kỳ vọng của cả hai bên.
Điều quan trọng là bất kỳ ai thường xuyên tham gia vào hoạt động bán hàng. Chẳng hạn như nhà cung cấp hoặc khách hàng đều phải hiểu rõ về những loại tài liệu này và những tác động mà chúng có thể gây ra đối với hàng tồn kho, tài chính và tình trạng pháp lý của công ty.
