Sales Admin là người tiếp nhận, xử lý các đơn hàng trực tuyến, nhằm hỗ trợ và thúc đẩy doanh số cho doanh nghiệp. Trách nhiệm của họ là cung cấp hồ sơ bán hàng, độ chính xác của đơn đặt hàng và hóa đơn cũng như các báo cáo bán hàng được tổng hợp. Đôi khi họ làm việc trực tiếp với các phòng ban khác và tham gia vào nghiên cứu sản phẩm mới. 

Để hiểu rõ hơn về công việc, kỹ năng và triển vọng của nghề Sales Admin, cùng tìm hiểu qua nội dung bên dưới. 

I. Sales Admin là gì?

Sales Admin hay trợ lý bán hàng là người hỗ trợ cho các giám đốc kinh doanh, trưởng phòng kinh doanh ở các công lớn. Công việc chính của Sales Admin là làm việc với nhiều bộ phận khác nhau để hỗ trợ hoạt động kinh doanh, bán hàng, nhằm mang lại kết quả lợi nhuận tốt nhất cho doanh nghiệp.

Để trở thành Sales Admin giỏi, bạn cần phải có nhiều kỹ năng mềm để giao tiếp và làm việc với các nhân viên kinh doanh, các bộ phận hay phòng ban khác. Nghề làm Sales Admin cũng giống như làm dâu trăm họ. 

Một số các công việc của Sales Admin mà bạn cần nắm khi muốn làm ở vị trí này. Một số các đầu việc cơ bản:

1. Nhận và xử lý đơn hàng

Sales Admin sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng gửi về công ty thông qua các kênh khác nhau như website, email, điện thoại.

Công việc tiếp theo sẽ kiểm tra thông tin, trạng thái đơn hàng để các thông tin mà khách hàng cung cấp đầy đủ và chính xác. 

Trường hợp thông tin sai, Admin gửi lại cho khách hàng nhờ họ sửa lại cho chuẩn. Sau đó, đơn hàng sẽ được gửi về công ty. 

2. Nhập đơn hàng

Sau khi nhận được thông tin chính xác và đầy đủ từ đơn hàng của khách hàng, Sales Admin sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào hệ thống. Sau đó bộ phận khác sẽ xử lý đơn hàng.

Thông tin cần kiểm tra bao gồm:

• Tình trạng thanh toán
• Thông tin khách hàng
• Mức độ ưu tiên

Bạn ở vị trí Sales Admin, bạn cần kiểm tra kỹ thông tin để tránh sai sót trong quá trình đóng hàng. Khi hoàn tất đơn hàng, bạn sẽ nhắc kế toán gửi thông báo thanh toán và gửi hàng cho khách. 

3. Quản lý thông tin hồ sơ khách hàng và đối tác

Mọi thông tin liên quan đến khách hàng hiện đang giao dịch với công ty sẽ được Sales Admin quản lý và cập nhật khi có thay đổi.

Ngoài ra, họ cũng sẽ chịu trách nhiệm tạo hồ sơ cho khách hàng mới, bao gồm: tên người đại diện quản lý, thông tin liên hệ, đơn đặt hàng và hóa đơn.

Sales Admin là người chịu trách nhiệm quản lý thông tin khách hàng của doanh nghiệp. Khi có bất kỳ thay đổi nào trong giao dịch của khách hàng, Admin bán hàng sẽ cập nhật thay đổi vào hồ sơ của khách hàng. Một số thông tin trong hồ sơ khách hàng mới nên bao gồm:

• Tên đại diện
• Số điện thoại
• Yêu cầu
• Biên lai
• Ghi chú

Việc quản lý hồ sơ, thông tin khách hàng chi tiết sẽ giúp người quản trị bán hàng cung cấp những dữ liệu đầy đủ, chính xác cần thiết và hữu ích cho các báo cáo bán hàng. 

Công việc này có thể hỗ trợ bộ phận kinh doanh lập kế hoạch kinh doanh phù hợp và kết hợp với các bộ phận khác như Marketing hiệu quả hơn.

4. Tư vấn và hỗ trợ bán hàng

Ngoài các công việc nêu trên, Sales Admin còn tư vấn, hỗ trợ bán hàng bằng cách tiếp nhận và thực hiện các yêu cầu từ khách hàng như: báo giá, thông báo thời gian giao hàng, v.v.

II. Yêu cầu công việc Sale Admin

Trên thực tế, Sales Admin không cần phải trang bị quá nhiều kiến ​​thức chuyên môn. Tuy nhiên, kiến ​​thức kinh doanh cơ bản là điều kiện cần thiết, cơ bản.

Doanh nghiệp cũng cần nguồn nhân lực có kinh nghiệm trong ngành bán hàng hoặc các chuyên ngành liên quan đến kinh tế, tài chính và quản trị kinh doanh.

1. Kỹ năng tổ chức và quản lý

Sales Admin cần rèn luyện và trau dồi kỹ năng quản lý cũng như sắp xếp công việc, thông tin một cách khoa học. Nguyên nhân là do khối lượng công việc trong việc quản lý và hỗ trợ các bộ phận khác của họ  rất nhiều.

Nếu không có sự sắp xếp khoa học, Sales Admin sẽ gặp khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề liên quan. Cần phải cẩn thận, tỉ mỉ vì họ làm việc trực tiếp với các báo cáo, bán hàng và hợp đồng.

2. Kỹ năng đàm phán và giao tiếp

Đây cũng là một trong những điều kiện tiên quyết để một Sales Admin có thể đàm phán, giao tiếp ở mức tốt.

Lý do là bởi Sales Admin – người trực tiếp chịu trách nhiệm đàm phán các điều khoản trong hợp đồng, nhằm mang lại lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp.

3. Kỹ năng thuyết trình

Để có thể hỗ trợ các bộ phận khác nhau cũng như làm việc với khách hàng, Sale Admin cũng không thể thiếu kỹ năng thuyết trình. Khả năng này giúp người quản trị bán hàng có thể truyền đạt các thông tin liên quan đến công việc, báo cáo, hợp đồng một cách dễ hiểu và ngắn gọn nhất.

Vì vậy, nếu bạn định hướng theo nghề Sales Admin hãy trang bị cho mình những kỹ năng thuyết trình trước đám đông một cách thành thạo nhé!

Xem thêm: Sales Pitch là gì? Các yếu tố của một Sales Pitch tuyệt vời

4. Kỹ năng phần mềm văn phòng

Một trong những kỹ năng quan trọng khác mà một Sales Admin cần có đó là khả năng sử dụng tốt các phần mềm soạn thảo. Vì công việc của Sales Admin chủ yếu liên quan đến tài liệu nên kiến ​​thức, kỹ năng về phần mềm văn phòng là rất cần thiết.

Kỹ năng này sẽ giúp Sales Admin hoàn thành công việc một cách suôn sẻ và khoa học nhất có thể.

5. Kỹ năng làm việc nhóm

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là khả năng làm việc theo nhóm. Sales Admin hỗ trợ nhiều bộ phận khác nhau nên khả năng làm việc nhóm sẽ giúp trao đổi công việc và theo dõi tiến độ công việc hiệu quả hơn.

Khi nhân viên bán hàng khéo léo làm việc nhóm từ việc kết nối giữa các thành viên trong hội đồng, trao đổi thông tin khách hàng,… Kết quả công việc cũng sẽ có những dấu hiệu tích cực vì tất cả các bên liên quan sẽ nhận được thông tin cần thiết cho công việc.

Một số kỹ năng khác mà bạn nên có nếu muốn trở thành Sale Admin:

• Chăm sóc khách hàng
• Kỹ năng giao tiếp
• Ngôn ngữ, ngữ pháp và chính tả
• Định hướng chi tiết
• Kỹ năng quản lý công việc
• Trình độ chuyên môn cho vị trí Sale Admin

Có thể nói, công việc của Sales Admin có tính lan tỏa theo chiều ngang rất cao, không tập trung vào một lĩnh vực, ngành nghề nhất định mà chủ yếu là những kiến ​​thức liên quan đến kinh doanh, quản trị. Vì vậy, khi có mong muốn làm công việc này, bạn nên lựa chọn các chuyên ngành liên quan như:

• Quản trị kinh doanh
• Văn phòng hành chính
• Kinh doanh thương mại
• Kinh tế học
• Marketing
• Kế toán viên
• Luật kinh tế

Bên cạnh đó, cần phải tích lũy kinh nghiệm làm việc trong các lĩnh vực như thương mại, kinh doanh. Nếu có thể, trang bị cho họ những kiến ​​thức chuyên môn về kinh doanh sẽ là một điểm cộng rất lớn, mở rộng con đường phát triển trong công việc quản trị bán hàng.

III. Triển vọng nghề nghiệp rộng mở cho vị trí Sale Admin

Thực tế cho thấy nghề này có triển vọng thăng tiến cao trong công việc. Lý do là vì vị trí này được quản lý trực tiếp bởi giám đốc bán hàng.  Nếu nhân viên có kỹ năng và năng lực tốt, nhân viên quản trị bán hàng có thể trở thành người quản lý giám sát doanh nghiệp hoặc Sales Director. 

Có thể thấy, với cơ hội thăng tiến và thu nhập cao, Sales Admin là một công việc hấp dẫn với các bạn trẻ. Vì hầu hết các doanh nghiệp đều cần bộ phận bán hàng nên nhu cầu tuyển dụng Sales Admin luôn ở mức cao.

Kết thúc

Đó là toàn bộ nội dung liên quan đến câu hỏi Sale Admin là gì cùng với những thông tin hữu ích khác liên quan đến vị trí này. ViCoaching hy vọng đã đem đến cho bạn thông tin hữu ích.