Số hóa doanh nghiệp là một phần không thể thiếu trong quy trình phát triển của doanh nghiệp trong thời đại ngày nay. Số hóa các thông tin hay dữ liệu doanh nghiệp sẽ giúp bạn đưa ra những chiến lược chĩnh xác hơn, nâng cao năng suất và tăng hiệu quả kinh doanh và bán hàng. Cùng ViCoaching tìm hiểu về số hóa doanh nghiệp, phân biệt với chuyển đổi số.
I. Số hóa doanh nghiệp là gì?
Số hóa doanh nghiệp là quá trình chuyển đổi thông tin từ dữ liệu vật lý sang dữ liệu số. Dữ liệu vật lý là bao gồm tệp tài liệu, hình ảnh, âm thanh,video,….Dữ liệu kỹ thuật số được lưu trữ dưới dạng nhị phân, được mã hóa bởi 0 và 1.
Ví dụ:
- Sắp xếp vào lưu trữ các tài liệu giấy thành dạng file PDF.
- Chuyển các ảnh vật lý sang định dạng JPEG hoặc PNG.
- Các file âm thanh, video được lưu trữ dưới dạng đĩa sẽ chuyển sang dạng MP3, MP4.
Hiện nay, có 2 hình thức chính trong số hóa doanh nghiệp:
- Số hóa dữ liệu: Đây là phương pháp chuyển đổi dữ liệu của doanh nghiệp qua mô hình quản lý ảo thông qua bộ lưu trữ và quản lý trên các hệ thống đám mây/ phần mềm.
- Số hóa quy trình: Các hoạt động sản xuất kinh doanh được ứng dụng công nghệ kỹ thuật số/ thiết bị hiện đại giúp đẩy mạnh hiệu suất và chất lượng.
II. Phân biệt số hóa doanh nghiệp và chuyển đổi số
Trong quá trình ứng dụng số hóa doanh nghiệp, nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa số hóa và chuyển đổi số. Để giúp bạn hiểu hơn về hai thuật nữa này, ViCoaching sẽ giúp bạn phân biệt đơn giản như sau:
( Bảng so sánh dựa theo kinh nghiệm của tác giả)
| Tiêu chí | Số hóa doanh nghiệp | Chuyển đổi số |
| Khái niệm | Số hóa doanh nghiệp là quá trình chuyển đổi thông tin từ dữ liệu vật lý sang dữ liệu số. | Chuyển đổi số (Digital transformation) là quá trình thay đổi toàn bộ tư duy, mô hình truyền thông sang mô hình số hóa, ứng dụng công nghệ vào mọi mặt của đời sống xã hội. |
| Mục tiêu | Dễ dàng truy cập và lưu trữ dữ liệu | Nâng cao hiệu quả sản xuất, thương mại và dịch vụ, Tạo ra những giá trị mới cho xã hội |
| Quy trình | Chuyển đổi từ dữ liệu vật lý sang dữ liệu kỹ thuật số | Thay đổi toàn bộ mô hình truyền thống, thủ công sang mô hình số hóa và ứng dụng công nghệ cao, trí tuệ nhân tạo AI |
| Công nghệ | Hệ thống lưu trữ dữ liệu dưới dạng nhị phân 1 và 0 | Trí tuệ nhân tạo (AI), Dữ liệu Big Data, học máy (ML), Internet vạn vật (IoT), chuỗi khối (Blockchain), điện toán đám mây (Cloud computing) |
| Thay đổi | Chủ yếu trong nội bộ doanh nghiệp và cơ quan tổ chức. | Ảnh hưởng đến mọi lĩnh vực trong đời sống xã hội |
| Lợi ích | Tiết kiệm chi phí, cải thiện hiệu quả, tăng khả năng truy cập thông tin. | Tạo ra sản phẩm mới, nâng cao hiệu quả kinh doanh, nâng cấp trải nghiệm khách hàng |
| Ví dụ | Phần mềm CRM quản lý dữ liệu khách hàng thay vì quản lý trên giấy hay bảng tính Excel,.. | Ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong sản xuất ô tô, máy bay |
| Mối quan hệ | Số hóa doanh nghiệp là một phần trong quá trình chuyển đổi số. |
III. Top 8 lợi ích của số hóa doanh nghiệp
Có thể thấy, số hóa hay chuyển đổi số đều là những hoạt động cấp thiết, tác động mạnh mẽ đến sự phát triển của doanh nghiệp hiện nay. Những lợi ích của số hóa doanh nghiệp mang lại như:
1. Nâng cao hiệu suất công việc
Thay vì tốn kém rất nhiều thời gian tìm kiếm tài liệu bằng phương pháp thủ công như trước đây. Số hóa doanh nghiệp giúp nhân sự của doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và quản lý chỉ với một vài thao tác đơn giản. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất công việc và có thêm nhiều thời gian để học hỏi, xử lý những công việc khác.
2. Tiết kiệm chi phí
Các chi phí như in ấn giấy tờ được giảm thiểu đáng kể khi doanh nghiệp thực hiện số hóa. Toàn bộ quá trình quản lý và lưu trữ đều được thực hiện trên các hệ thống phần mềm trực tuyến. Nguồn lực về tài chính của doanh nghiệp được tối ưu. Doanh nghiệp có thể sử dụng chính nguồn chi phí đã tiết kiệm được để đầu tư – tăng cường vào những hạng mục cần thiết khác.
3. Xử lý thông tin dễ dàng, nhanh chóng
Toàn bộ thông tin/ dữ liệu được quản lý thông minh khi ứng dụng số hóa trong doanh nghiệp. Do đó, quá trình tìm kiếm và xử lý thông tin trở nên nhanh chóng hơn. Dữ liệu được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số hiện đại giúp bạn có thể tìm kiếm và quản lý ở bất cứ nơi đâu thông qua hệ thống đám mây hoặc các thiết bị có kết nối Internet.
4. Nâng cao tính bảo mật thông tin
Trong các cổng dữ liệu của mình, doanh nghiệp có thể giới hạn về quyền khác nhau như quyền chỉnh sửa, quyền nhận xét, quyền truy cập,… cho từng đối tượng. Các lớp bảo mật về thông tin của doanh nghiệp được nâng cao, tránh được các lỗ hổng trong mật dữ liệu. Đây cũng chính là lợi ích nổi bật khi doanh nghiệp triển khai số hóa doanh nghiệp.
5. Khôi phục dữ liệu dễ dàng
Các tình trạng thất thoát dữ liệu tồn tại ở nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp sử dụng các công nghệ/ phần mềm quản lý dữ liệu thì đó không còn là trở ngại. Ngay cả trong trường hợp doanh nghiệp bị mất thông tin trên hệ thống quản lý dữ liệu vẫn có thể khôi phục. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu những rủi ro khi quản lý dữ liệu doanh nghiệp.
6. Hỗ trợ chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Hiện nay, chuyển đổi số đã và đang trở thành hoạt động tất yếu mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần đẩy mạnh triển khai. Trong đó, quản lý liệu ảo hay quét hình ảnh là điều cơ bản nhất doanh nghiệp phải thực hiện nếu muốn ứng dụng chuyển đổi số hiệu quả. Đồng thời, chuyển đổi số trong doanh nghiệp cũng sẽ tối ưu được nhiều chi phí, thời gian và nguồn lực.
7. Thân thiện với môi trường
Việc lưu trữ và quản lý dữ liệu trên giấy tờ gây nhiều hệ lụy cho sau này. Vấn đề rác thải trong những năm gần đây gây nên không ít nhức nhối cho toàn xã hội. Chính vì vậy, số hóa dữ liệu đã mang đến giải pháp thân thiện với môi trường. Số lượng giấy vụn được thải từ các cơ quan, doanh nghiệp được giảm thiểu đáng kể từ khi doanh nghiệp thực hiện số hóa doanh nghiệp.
8. Tăng khả năng lưu trữ dữ liệu
Dữ liệu khi lưu trữ trên máy tính hoặc hệ thống đám mây có thời gian và dung lượng lưu trữ lớn. Doanh nghiệp có thể lưu trữ nhiều dữ liệu khác nhau trong thời gian dài. Những rủi ro khi lưu trữ thủ công trên giấy tờ như: mục nát, thất lạc, hư hỏng,… đều được giải quyết khi doanh nghiệp ứng dụng số hóa.
IV. Những quan điểm sai lầm về số hóa doanh nghiệp
Hiểu được tầm quan trọng của số hóa doanh nghiệp trong kinh doanh, nhiều doanh nghiệp đã triển khai và ứng dụng rộng rãi. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải lưu ý một số vấn đề sau khi số hóa doanh nghiệp:
1. Áp dụng số hóa là thành công
Hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả hay không phụ thuộc và nhiều yếu tố khác nhau. Chính vì vậy, số hóa chỉ là một trong những yếu tố có tác động thúc đẩy hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa, các công cụ/ phần mềm dù có thông minh và tiện lợi nhưng không phù hợp hoặc không biết cách khai thác cũng sẽ không mang lại giá trị đối với doanh nghiệp.
2. Chỉ phù hợp với doanh nghiệp lớn
Nhiều người cho rằng số hóa chỉ phù hợp với doanh nghiệp lớn. Đây là quan điểm hoàn toàn sai lầm mà bạn cần lưu ý. Hiện nay, số hóa là điều tất yếu mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần đẩy mạnh. Các công cụ hiện đại đều giúp doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ giải quyết các vấn đề tối ưu chi phí và nguồn lực.
3. Áp dụng một cách vội vã
Không phải bất kỳ công nghệ mới nào cũng sẽ mang lại kết quả cao cho doanh nghiệp. Điều quan trọng khi số hóa doanh nghiệp cần làm là nghiên cứu thị trường và tìm hiểu kỹ lưỡng, đo lường về sự phù hợp của công nghệ đó đối với doanh nghiệp của mình. Có như vậy hoạt động số hóa mới mang lại hiệu quả cao nhất.
Như vậy, số hóa doanh nghiệp là xu hướng tất yếu bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần đẩy mạnh và triển khai. Bài viết cũng chỉ rõ tầm quan trọng và giải pháp số hóa hiệu quả hiện nay. Doanh nghiệp cần hành động, triển khai số hóa ngay hôm để tối ưu hoạt động kinh doanh của mình nhé. Hy vọng nội dung bài viết hữu ích với bạn! Chúc bạn thành công!
