Số hóa doanh nghiệp là gì? Tầm quan trọng của số hóa doanh nghiệp

Google trả về khoảng 133.000.000 kết quả (0,33 giây) với từ khóa “số hóa doanh nghiệp”. Vậy câu trả lời chính xác về số hóa doanh nghiệp là gì? Tại sao cần phải số hóa doanh nghiệp? Trong bài viết dưới đây, ViCoaching sẽ giải đáp tất tần tật các nội dung liên quan về “số hóa doanh nghiệp”. Mời bạn đọc theo dõi ngay để biết được câu trả lời chính xác nhé!

I. Số hóa doanh nghiệp là gì? 

Trước khi tìm hiểu về các giải pháp số hóa doanh nghiệp, bạn cần phải hiểu được số hóa doanh nghiệp là gì? 

số hóa doanh nghiệp
Số hóa doanh nghiệp là gì?

Số hóa doanh nghiệp (Digital Transformation) là việc chuyển đổi các phương pháp quản lý, điều hành trong doanh nghiệp từ truyền thống sang các phương pháp hiện đại. Dựa trên sự phát triển của công nghệ, doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý hồ sơ, giấy tờ, tài liệu, hồ sơ,… với mô hình không giấy tờ bằng hệ thống đám mây hay máy tính. 

Hiện nay, số hóa doanh nghiệp được chia thành 2 hình thức chính như sau: 

  • Số hóa dữ liệu: Đây là phương pháp chuyển đổi dữ liệu của doanh nghiệp qua mô hình quản lý ảo thông qua bộ lưu trữ và quản lý trên các hệ thống đám mây/ phần mềm.   
  • Số hóa quy trình: Các hoạt động sản xuất kinh doanh được ứng dụng công nghệ kỹ thuật số/ thiết bị hiện đại giúp đẩy mạnh hiệu suất và chất lượng.  

II. Phân biệt số hóa doanh nghiệp và chuyển đổi số

Trong quá trình ứng dụng số hóa doanh nghiệp, nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa số hóa và chuyển đổi số. Để giúp bạn hiểu hơn về hai thuật nữa này, ViCoaching sẽ giúp bạn phân biệt đơn giản như sau: 

1. Điểm giống nhau

Trong kỷ nguyên 4.0, số hóa và chuyển đổi số đã trở thành hoạt động tất yếu trong hoạt động của doanh nghiệp. Quá trình này giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí, tối ưu quy trình kinh doanh, nâng cao năng suất và chất lượng.

2. Điểm khác nhau 

Cách phân biệt giữa số hóa và chuyển đổi số vô cùng đơn giản. Bạn chỉ cần hiểu rõ bản chất của hai phương pháp này dựa vào các đặc điểm sau: 

số hóa doanh nghiệp
Sự khác biệt giữa chuyển đổi số và số hóa doanh nghiệp
  • Số hoá doanh nghiệp: Là quá trình chuyển đổi các định dạng dữ liệu dưới dạng giấy tờ qua định dạng kỹ thuật số. Về bản chất, doanh nghiệp vẫn thực hiện các hoạt động lưu trữ và quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, khi số hóa sẽ giúp doanh nghiệp quản lý trên các hệ thống đám mây, máy tính. 
  • Chuyển đổi số: Chuyển đổi số bao gồm cả số hóa doanh nghiệp. Nó sẽ thực hiện biến đổi quy trình của doanh nghiệp nhờ ứng dụng công nghệ hiện đại. 

III. Top 8 lợi ích của số hóa doanh nghiệp

Có thể thấy, số hóa hay chuyển đổi số đều là những hoạt động cấp thiết, tác động mạnh mẽ đến sự phát triển của doanh nghiệp hiện nay. Những lợi ích của số hóa doanh nghiệp mang lại như: 

1. Nâng cao hiệu suất công việc

Thay vì tốn kém rất nhiều thời gian tìm kiếm tài liệu bằng phương pháp thủ công như trước đây. Số hóa doanh nghiệp giúp nhân sự của doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và quản lý chỉ với một vài thao tác đơn giản. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất công việc và có thêm nhiều thời gian để học hỏi, xử lý những công việc khác. 

>> Xem thêm: Chiến lược thu hút khách hàng gia tăng hiệu suất 200%

số hóa doanh nghiệp
Nâng cao hiệu suất công việc

2. Tiết kiệm chi phí

Các chi phí như in ấn giấy tờ được giảm thiểu đáng kể khi doanh nghiệp thực hiện số hóa. Toàn bộ quá trình quản lý và lưu trữ đều được thực hiện trên các hệ thống phần mềm trực tuyến. Nguồn lực về tài chính của doanh nghiệp được tối ưu. Doanh nghiệp có thể sử dụng chính nguồn chi phí đã tiết kiệm được để đầu tư – tăng cường vào những hạng mục cần thiết khác. 

3. Xử lý thông tin dễ dàng, nhanh chóng

Toàn bộ thông tin/ dữ liệu được quản lý thông minh khi ứng dụng số hóa trong doanh nghiệp. Do đó, quá trình tìm kiếm và xử lý thông tin trở nên nhanh chóng hơn. Dữ liệu được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số hiện đại giúp bạn có thể tìm kiếm và quản lý ở bất cứ nơi đâu thông qua hệ thống đám mây hoặc các thiết bị có kết nối Internet. 

4. Nâng cao tính bảo mật thông tin

Trong các cổng dữ liệu của mình, doanh nghiệp có thể giới hạn về quyền khác nhau như quyền chỉnh sửa, quyền nhận xét, quyền truy cập,… cho từng đối tượng. Các lớp bảo mật về thông tin của doanh nghiệp được nâng cao, tránh được các lỗ hổng trong mật dữ liệu. Đây cũng chính là lợi ích nổi bật khi doanh nghiệp triển khai số hóa doanh nghiệp.

số hóa doanh nghiệp
Nâng cao tính bảo mật thông tin

5. Khôi phục dữ liệu dễ dàng

Các tình trạng thất thoát dữ liệu tồn tại ở nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp sử dụng các công nghệ/ phần mềm quản lý dữ liệu thì đó không còn là trở ngại. Ngay cả trong trường hợp doanh nghiệp bị mất thông tin trên hệ thống quản lý dữ liệu vẫn có thể khôi phục. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu những rủi ro khi quản lý dữ liệu doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Dự đoán top 7 xu hướng affiliate marketing 2023

6. Hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số

Hiện nay, chuyển đổi số đã và đang trở thành hoạt động tất yếu mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần đẩy mạnh triển khai. Trong đó, quản lý liệu ảo hay quét hình ảnh là điều cơ bản nhất doanh nghiệp phải thực hiện nếu muốn ứng dụng chuyển đổi số hiệu quả. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ tối ưu được nhiều chi phí, thời gian và nguồn lực. 

số hóa doanh nghiệp
Hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số

7. Thân thiện với môi trường

Việc lưu trữ và quản lý dữ liệu trên giấy tờ gây nhiều hệ lụy cho sau này. Vấn đề rác thải trong những năm gần đây gây nên không ít nhức nhối cho toàn xã hội. Chính vì vậy, số hóa dữ liệu đã mang đến giải pháp thân thiện với môi trường. Số lượng giấy vụn được thải từ các cơ quan, doanh nghiệp được giảm thiểu đáng kể từ khi doanh nghiệp thực hiện số hóa doanh nghiệp. 

8. Tăng khả năng lưu trữ dữ liệu

Dữ liệu khi lưu trữ trên máy tính hoặc hệ thống đám mây có thời gian và dung lượng lưu trữ lớn. Doanh nghiệp có thể lưu trữ nhiều dữ liệu khác nhau trong thời gian dài. Những rủi ro khi lưu trữ thủ công trên giấy tờ như: mục nát, thất lạc, hư hỏng,… đều được giải quyết khi doanh nghiệp ứng dụng số hóa. 

IV. Những quan điểm sai lầm về số hóa doanh nghiệp

Hiểu được tầm quan trọng của số hóa doanh nghiệp trong kinh doanh, nhiều doanh nghiệp đã triển khai và ứng dụng rộng rãi. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải lưu ý một số vấn đề sau khi số hóa doanh nghiệp: 

1. Áp dụng số hóa là thành công

Hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả hay không phụ thuộc và nhiều yếu tố khác nhau. Chính vì vậy, số hóa chỉ là một trong những yếu tố có tác động thúc đẩy hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa, các công cụ/ phần mềm dù có thông minh và tiện lợi nhưng không phù hợp hoặc không biết cách khai thác cũng sẽ không mang lại giá trị đối với doanh nghiệp.  

số hóa doanh nghiệp
Quan điểm sai lầm “Áp dụng số hóa thành công”

2. Chỉ phù hợp với doanh nghiệp lớn

Nhiều người cho rằng số hóa chỉ phù hợp với doanh nghiệp lớn. Đây là quan điểm hoàn toàn sai lầm mà bạn cần lưu ý. Hiện nay, số hóa là điều tất yếu mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần đẩy mạnh. Các công cụ hiện đại đều giúp doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ giải quyết các vấn đề tối ưu chi phí và nguồn lực.

3. Áp dụng một cách vội vã

Không phải bất kỳ công nghệ mới nào cũng sẽ mang lại kết quả cao cho doanh nghiệp. Điều quan trọng khi số hóa doanh nghiệp cần làm là nghiên cứu thị trường và tìm hiểu kỹ lưỡng, đo lường về sự phù hợp của công nghệ đó đối với doanh nghiệp của mình. Có như vậy hoạt động số hóa mới mang lại hiệu quả cao nhất.  

Như vậy, số hóa doanh nghiệp là xu hướng tất yếu bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần đẩy mạnh và triển khai. Bài viết cũng chỉ rõ tầm quan trọng và giải pháp số hóa hiệu quả hiện nay. Doanh nghiệp cần hành động, triển khai số hóa ngay hôm để tối ưu hoạt động kinh doanh của mình nhé. Hy vọng nội dung bài viết hữu ích với bạn! Chúc bạn thành công! 

Kết nối với chúng tôi để đồng hành cùng Vicoaching

KHOÁ HỌC HOT

TIN TỨC MỚI

0984 972 165