Sales Support là vị trí hỗ trợ phòng ban kinh doanh trong mọi khâu bán hàng và thủ tục hành chính. Sales Support đôi khi sẽ đảm nhiệm vị trí đại diện bán hàng và xử lý các vấn đề với khách hàng. 

Trong bài viết này, ViCoaching sẽ chia sẻ về Sales Support là gì, giải thích các chức năng chính và lợi ích của nó. 

1. Sales Support là gì?

Sales Support là người hỗ trợ nhân viên bán hàng và bộ phận kinh doanh của công ty, đảm nhiệm các công việc liên quan đến hành chính và chăm sóc khách hàng. 

Sales Support thường hỗ trợ cho một nhóm bán hàng hay cả phòng kinh doanh nhỏ. Tùy theo từng ngành, từng công ty mà Sales Support có những đầu công việc khác nhau. 

Chuyên gia Sales Support có thể giúp tăng mức độ trung thành, số lượng khách hàng tiềm năng, giải đáp các thắc mắc hay tư vấn sản phẩm cho khách hàng.

Đặc biệt, một đội ngũ Sales Support hiệu quả giúp cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng, nâng cao thương hiệu và tăng sự hài lòng của khách hàng. 

Xem thêm: Sales Admin là gì? 5 Kỹ năng cơ bản của nhân viên Sales Admin

2. Chức năng của Sales Support là gì?

Nhân viên Sales Support của công ty giúp nhóm bán hàng chính của mình có được khách hàng mới và quản lý mối quan hệ với những khách hàng hiện tại. Họ có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ hành chính mà nhóm bán hàng không có thời gian và khó hoàn thành được. Một số các chức năng chính của Sales Support:

Triển khai dịch vụ khách hàng

Trải nghiệm dịch vụ khách hàng tốt và hài lòng là yếu tố quan trọng để có được lòng trung thành của họ và cải thiện trải nghiệm mua hàng tổng thể. Một phần của Sales Support bao gồm làm việc với khách hàng để giúp họ tìm đúng sản phẩm, trả lời mọi câu hỏi hoặc giải quyết mọi mối quan tâm và thu tiền của họ. Dịch vụ khách hàng cũng có thể bao gồm hủy đơn hàng theo yêu cầu, theo dõi khách hàng sau khi nhận được đơn hàng và xử lý hoàn tiền. Nhóm Sales Support cũng có thể khảo sát khách hàng để xác định cách cải thiện dịch vụ khách hàng. 

Quản lý công việc hành chính

Làm việc với vai trò Sales Support cũng bao gồm việc quản lý nhiều nhiệm vụ hành chính, thường xuyên thay mặt cho một nhóm bán hàng lớn hơn. Những nhiệm vụ này có thể bao gồm nhập dữ liệu để ghi lại số liệu bán hàng, xóa dữ liệu cũ khỏi hệ thống, quản lý hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng quan trọng và báo cáo bất kỳ hoạt động bất thường nào cho người quản lý. Sales Support còn đảm nhiệm quản lý khách hàng, sắp xếp lịch hẹn với khách hàng. 

Tạo và xử lý thông tin đơn hàng

Những cá nhân làm việc trong vai trò Sales Support thường là “cầu nối” chính cho cả nhóm bán hàng và khách hàng của họ. Do đó, họ thường cần phải xử lý đơn hàng trực tiếp. Họ nhập thông tin đơn hàng của khách hàng vào hệ thống một cách nhanh chóng để khách hàng nhận được hàng đúng hạn, giúp đẩy nhanh các đơn hàng gấp và cập nhật thông tin vận chuyển khi cần. Quá trình xử lý đơn hàng thường bắt đầu khi khách hàng đặt hàng trực tuyến hoặc qua điện thoại và kết thúc khi gói hàng đến địa chỉ giao hàng của họ. Trong quá trình này, họ cũng có thể xử lý khiếu nại của khách hàng.

Tạo danh sách khách hàng tiềm năng

Sales Representative có thể thuê ngoài các hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho đội ngũ Sales Support của công ty. Điều này cho phép họ dành nhiều thời gian hơn để tạo ra các chiến lược bán hàng chất lượng. Tạo khách hàng tiềm năng là quá trình xác định vị trí, lọc và đánh giá khách hàng tiềm năng để tăng khả năng chuyển đổi họ thành khách hàng trả tiền. Để xác định khách hàng tiềm năng, thường cần phải liên hệ trực tiếp với họ và hỏi họ về nhu cầu của họ. 

Sau đây là những phương pháp thường hữu ích để xác định khách hàng tiềm năng: 

• Các trang web mạng lưới chuyên nghiệp
• Nền tảng truyền thông xã hội 
• Trang web công ty
• Chiến dịch email marketing
• Chiến lược khai thác dữ liệu 

Họp với đội ngũ bán hàng 

Một chức năng khác của Sales Support có thể bao gồm việc sắp xếp các cuộc họp với các nhóm bán hàng để thảo luận về các chiến lược của họ và giúp họ phát triển các chiến lược mới. Tùy thuộc vào vai trò cụ thể của họ, họ có thể cần phải nghiên cứu các cơ hội bán hàng mới và báo cáo những phát hiện của họ cho những nhân viên Sales. Họ cũng có thể đào tạo các đại diện bán hàng mới về cách trả lời điện thoại đúng cách và lên lịch các cuộc họp với khách hàng tiềm năng.

3. Lợi ích của việc Sales Support tốt

Sales Support thường quan trọng đối với các tổ chức lớn có nhiều phòng kinh doanh hoặc kinh doanh đa ngành. Các công ty có đội ngũ Sales Support mạnh có thể tận hưởng những lợi ích sau:

• Mối quan hệ khách hàng tốt hơn: Có một đội ngũ Sales Support gắn kết cho phép các công ty cải thiện mối quan hệ với khách hàng. Các chuyên gia Sales Support biết cách giao tiếp với nhiều loại khách hàng khác nhau có thể củng cố mối quan hệ tích cực với họ và giải quyết nhu cầu của họ nhanh hơn.
• Tiềm năng tăng doanh số: Các nhóm Sales Support có thể giúp nhân viên kinh doanh có nhiều khách hàng tiềm năng hơn trong thời gian ngắn hơn. Điều này có thể giúp các công ty tăng cơ sở khách hàng và đạt được nhiều doanh số hơn, cho phép họ tạo ra nhiều doanh thu hơn. 
• Tăng năng suất: Khi nhân viên bán hàng ở các vị trí cao hơn có thể thuê Sales Support bên ngoài để hỗ trợ cho công việc của họ. Họ sẽ có nhiều thời gian để bán hàng và gặp gỡ khách hàng thay vì đi xử lý các thủ tục hành chính. Đặc biệt, họ có thể đạt được mục tiêu lớn hơn trong tương lai. 

4. Một số mẹo cải thiện đội ngũ Sales Support

Một đội ngũ Sales Support giúp ích rút ngắn thời gian quy trình bán hàng và nâng cao hiệu cho phòng kinh doanh. Để có được đội ngũ tuyệt vời, bạn có thể áp dụng một số các mẹo sau:

Đào tạo đội ngũ của bạn thường xuyên 

Đào tạo đội ngũ Sales Support của bạn thường xuyên để đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm hiểu được kỳ vọng của bạn và có thể hoàn thành nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả. Việc cho họ tham gia vào các cơ hội phát triển chuyên môn cũng rất có lợi. Những cơ hội này có thể giúp họ cải thiện kỹ năng giao tiếp và kỹ năng quan hệ giữa các cá nhân và thích nghi với các chiến lược bán hàng mới dễ dàng hơn. 

Tạo quy trình để xác định khách hàng tiềm năng

Bạn cần thiết lập quy trình bán hàng rõ ràng và cụ thể. Các tiêu chuẩn trong quy trình sẽ giúp cho đội ngũ Sales Support của bạn hiểu hơn về cách bán hàng và đánh giá khách hàng tiềm năng chính xác hơn. 

Ví dụ: Bạn muốn tìm hiểu về sự hài lòng của khách hàng sau khi sử dụng phần mềm công nghệ. Bạn nêu ý tưởng và đưa ra một số câu hỏi cơ bản để Sales Support có thể triển khai, thu thập thông tin và gửi lại báo cáo cho bạn. 

Khuyến khích sử dụng công nghệ

Việc ứng dụng các phần mềm quản lý khách hàng, quản lý đơn hàng,…sẽ giúp Sales Support quản lý dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn. Bạn nên khuyến khích nhân viên Sales Support sử dụng các công nghệ mới để tối ưu chi phí nhân sự và thời gian. 

Với những chia sẻ về Sales Support là gì? Sales Support làm gì? Chức năng của Sale Support, ViCoaching hy vọng đã chia sẻ thông tin hữu ích cho bạn.